7 sfaturi pentru a-ți organiza mai bine timpul

De ce este important să îți organizezi eficient timpul
Setează-ți obiective pe termen lung!
Setează-ți obiective pe termen scurt!
Prioritizează lucrurile cu adevărat importante!
Lasă loc și pentru evenimente neprevăzute!
Folosește-te de liste!
Folosește o agendă personală!
Nu te lăsa distras de activitățile preferate!

Timpul tău este limitat. Asta spunea Steve Jobs într-unul dintre cele mai memorabile discursuri ale sale. Indiferent de funcția pe care o ocupi în companie, întotdeauna ai mai avea nevoie de puțin timp. Această resursă prețioasă te face să te simți vinovat când ți-ai petrecut serile din timpul săptămânii uitându-te la un sezon întreg din „House of Cards”. Punând în aplicare câteva lucruri simple, te vei putea bucura atât de productivitate maximă la job, cât și de serialul preferat și de orele petrecute alături de cei dragi.

De ce este important să îți organizezi eficient timpul

În lumea agitată în care trăim este important să îți organizezi timpul nu doar pentru performanța la job, ci și pentru fericirea personală. Odată ce ți-ai stabilit un program cu așteptări realiste, te vei relaxa și te vei putea concentra asupra lucrurilor care contează cu adevărat. Mai jos sunt câteva motive pentru care este important să fii atent cum îți ocupi orele:

  • oricum ai analiza lucrurile, nu ai mai mult de 24 de ore într-o zi, așa că ar fi bine să le folosești într-un mod inteligent;
  • când ai timpul planificat, nu trebuie să te mai întrebi „Și acum ce am de făcut?”, te vei uita în agendă și vei trece la următoare problemă;
  • odată ce îți pui în minte că vei rezolva sarcinile a, b, c până la ora X, vei fi mult mai puțin predispus la procrastinare; astfel, vei bifa mai multe activități din programul zilei;
  • știind că ai alocat o perioadă limitată unui proiect, te vei concentra mult mai bine. Poți folosi tehnica Pomodoro pentru a-ți monitoriza progresul și pentru a-ți face rost de pauze. Alocând câte 25 de minute, vei fi mult mai disciplinat și nu vei mai avea tendința de a intra pe Facebook. Apelând la această tehnică, vei putea vedea cât îți ia să termini un anumit proiect și, în consecință, vei anticipa mai bine cât timp trebuie să aloci fiecărui task;
  • deciziile îți aduc numai câștiguri; știi ce ai de făcut într-o zi, ai intervale de timp stabilite pentru a citi e-mailuri. Nefiind presat de timp, vei lua decizii mai bune pentru că vei acorda atenție fiecărei fațete a problemei;
  • vei fi remarcat de colegi și de șefi – fiind organizat, sigur pe tine și luând decizii cu calm, vei câștiga aprecierea celor din jur și îți vei crește șansele de a fi promovat;
  • știi cărei activități îi este alocată fiecare oră (oamenii de succes își planifică până și timpul liber și astfel se bucură mai mult de zilele de weekend sau de vacanțe);
  • vei scăpa de stres – atunci când nu ai control asupra modului în care îți petreci timpul, ești de multe ori grăbit și depășit de situație. Odată ce îți organizezi mai eficient fiecare zi, vei scăpa de stresul cauzat de acel proiect la care lucrezi de vreo câteva luni – vei lua lucrurile treptat și îți vei stabili obiective tangibile.

officedirect@thebreak 2.1 1

Setează-ți obiective pe termen lung!

Și totuși, de ce este important să îți stabilești obiective? Stabilirea unor obiective ne motivează să ne autodepășim și să progresăm spre un scop bine determinat. Așa ajungem la obiectivele pe termen lung. Acestea se referă nu doar la cum vrei să fii peste 10 ani, ci îți poți stabili câteva obiective clare pe care să le realizezi în decurs de unu sau cinci ani.

Fie că e vorba de deschiderea unei afaceri sau de orientarea spre un stil de viață sănătos, stabilirea unor obiective pe termen lung necesită planificare minuțioasă, determinare și răbdare. Specialista în branding Debbie Millman a vorbit în cadrul podcastului lui Tim Ferriss despre „Planul de 10 ani pentru o viață remarcabilă” pe care îl împărtășește elevilor ei.

Deși cu un titlu pompos, ideea sa este destul de ingenioasă. Tot ceea ce trebuie să faci este să îți imaginezi (și să scrii pe o hârtie sau într-un document) cum va arăta viața ta peste 10 ani. Totul trebuie făcut foarte detaliat. „Ce faci? Unde locuiești? Ai animale de casă? Cum arată apartamentul tău? Locuiești în oraș? Cum arată patul tău? Ce fel de cearceafuri ai? Ce fel de haine porți? Vorbește despre cariera ta. Ce îți dorești? Ce carte citești?”, ne spune Millman.

Partea bună la acest experiment/proiect este aceea că, pentru că oferă foarte multe detalii, începi să vezi cum ai putea să le pui în practică. Mulți dintre elevii săi au revenit după ani și i-au spus că această tehnică funcționează. Tot ceea ce trebuie să faci este să îi dedici ceva timp.

officedirect@thebreak 3.1 1

Setează-ți obiective pe termen scurt!

Obiectivele pe termen scurt, pe de altă parte, sunt ca niște mici piese de puzzle ale obiectivelor pe termen lung. Vrei să ai mușchi bine definiți și să mănânci sănătos peste cinci sau 10 ani. Ia lucrurile ușor! Cumpără-ți o pereche de pantofi sport de calitate, alege o salată de fructe sau legume seara în locul mâncărurilor greoaie.

În ceea ce privește locul de muncă, odată ce te decizi că vrei să îți deschizi o afacere pe care o vezi înfloritoare peste 10 ani, informează-te și gândește-te cum vei ieși în evidență – fii profesionist, citește despre poveștile de succes și despre greșelile făcute de alți antreprenori. Imaginează-ți că ai deja afacerea și aruncă un ochi la ce face concurența. Ce poți face diferit? Cum te poți face remarcat?

Privind pe termen lung, 10 ani pare o țintă foarte îndepărtată. Vrei să vezi câteva rezultate într-un timp ceva mai scurt. Uneori, imaginându-ne prea sus ne lăsăm pe tânjală și ne pierdem motivarea. Setându-ne obiective pe termen scurt, ne automotivăm să privim înainte. Vrei să înveți o limbă străină? Începe cu câte 5 minute în fiecare zi cu Duolingo. Vrei să participi la un maraton peste un an, dar singura ta cursă este cea dintre mașină și casă? Începe ușor. Parchează mașina puțin mai departe de casă, 10 minute de mers îți vor aduce numai beneficii. Cercetătorii americani au confirmat că progresul oricât de mic, făcut în fiecare zi, ne face să ne simțim mai bine și ne ajută să privim cu optimism spre viitor.

Prioritizează lucrurile cu adevărat importante!

Să îți prioritizezi taskurile face diferența dintre eficient și eficace. Eficiența înseamnă să îndeplinești o sarcină într-un timp cât mai scurt posibil. Prin comparație, eficacitatea se referă la îndeplinirea unor sarcini care te apropie de obiectivele tale. Abilitatea de a te concentra asupra sarcinilor care sunt importante și urgente ține de prioritizare. Strategia Eisenhower, de exemplu, propune împărțirea sarcinilor de lucru în patru cadrane, în funcție de prioritate:

  • urgent și important – sarcini care trebuie rezolvate imediat;
  • important, dar nu urgent – taskuri pe care le planifici pentru viitorul apropiat;
  • urgent, dar neimportant – sarcini care pot fi delegate altcuiva;
  • nici important și nici urgent – sarcini care pot fi realizate la sfârșitul zilei de lucru sau eliminate cu totul din listă.

Pentru a folosi această tehnică, ceea ce ai de făcut este să îți notezi tot ceea ce ai de făcut într-o anumită zi și să sortezi aceste sarcini în funcție de importanță și de urgență. Astfel, vei evita să îți dedici diminețile sarcinilor ușor de făcut, dar neimportante, odată ce privești ziua dintr-o perspectivă globală.

officedirect@thebreak 4.1 1

Lasă loc și pentru evenimente neprevăzute!

Cum rămâne cu lucrurile neprevăzute?, vei spune. Evenimentele care nu sunt trecute în planificarea zilei tale pot fi tratate în câteva moduri simple, fără a-ți crea foarte multe bătăi de cap. Stabilește ore fixe pentru întâlniri de afaceri. Data viitoare când te va suna un coleg pentru o astfel de întâlnire, îi vei putea spune că ești prins cu treabă, dar că vă puteți vedea peste o zi sau două la ora X, în funcție de alegerea cea mai bună și pentru programul lui.

Dacă totuși apare o problemă care nu poate fi amânată, atunci va trebui să fii ceva mai creativ. Asta implică alocarea în programul tău zilnic a unor intervale de timp gândite special pentru urgențe. Pentru a nu dedica întreaga zi acestor situații, impune-ți o limită de timp în care să rezolvi problema respectivă. În plus, în cazul unei ședințe sau al unei călătorii, alocă un interval de timp suplimentar, pentru a fi sigur că nu îți dai peste cap întreaga listă de activități a zilei. Crezi că vei face 15 minute pe drum? Alocă 25 de minute în agendă, nu știi niciodată ce mai apare.

Folosește-te de liste!

De la metoda Eisenhower, la planificarea obiectivelor pe termen lung sau scurt, și la oamenii de succes, cu toții au în comun listele de activități. Fie că e vorba de liste lungi pe care puțini ajung să le bifeze, metodele moderne cu doar trei lucruri pe care să le faci bine, liste lunare sau anuale, liste pentru job, pentru casă, pentru timpul liber, trecerea pe o foaie de hârtie sau într-o aplicație a lucrurilor pe care le avem de făcut într-o perioadă de timp ne limpezește gândurile și, în același timp, ne face să simțim că deținem controlul asupra situației.

Un alt mod de a te bucura de beneficiile aduse de listele de activități este să le faci publice. Platformele colaborative sunt un bun exemplu în acest sens. Faptul că le spunem colegilor ce vrem să realizăm pe termen scurt sau lung este direct legat de realizarea cu succes a tuturor sarcinilor planificate în avans, potrivit unui studiu publicat la începutul acestui an.

În plus, pe lângă lista de activități a zilei, îți poți rezerva o zonă specială pentru evenimente neprevăzute. Notezi toate detaliile și îți vezi liniștit de proiectul de la care ai fost întrerupt.

officedirect@thebreak 5.1 1

Folosește o agendă personală!

Tot mai multă lume revine la analog. Cărți fizice, viniluri și agende personale. Oricât de sofisticate ajung aplicațiile pentru smartphone, aparent nimic nu poate înlocui liniștea sufletească pe care o obții atunci când tai cu un pix sarcinile de lucru pe care le-ai notat cu câteva ore în urmă.

O agendă îți va fi un prieten de nădejde atunci când vrei să îți faci ordine în gânduri și să îți formezi o imagine de ansamblu asupra proiectelor tale curente și viitoare. Notează-ți proiectele săptămânale și lunare, planifică-ți vacanțele și, cel mai important, stabilește-ți o rutină. Astfel te vei putea bucura cu adevărat de beneficiile folosirii unei agende personale.

Te-ai hotărât să îți iei o agendă însă nu știi cum să o alegi? Ei bine, ar trebui să ții cont de bugetul pe care vrei să îl aloci, de dimensiunea și greutatea viitoarei tale agende, de material (agendele învelite în piele costă ceva mai mult însă sunt plăcute la atingere), model (de tip carnet sau cu spiră) și destinație – dacă trebuie să participi regulat la întâlniri de afaceri, îți vei dori să faci o impresie bună, așa că va trebui să lași agenda în verde neon numai pentru planificarea vacanței. De asemenea, trebuie să ții cont de calitatea hârtiei – în funcție de pixul sau stiloul cu care vei scrie, cel mai probabil îți vei dori ca scrisul să nu apară și pe verso.

Tipuri de agende

Deși în librării vei găsi rafturi întregi dedicate agendelor (un prim semn pentru cât de căutate sunt), modelele nu sunt chiar atât de variate precum am crede. Astfel, poți alege între agende A4, agende A5, bloc notes, agendă electronică, datată sau nedatată, precum și pentru cea pe care ți-o creezi singur. Mai jos sunt câteva beneficii pentru fiecare tip de agendă în parte.

officedirect@thebreak 6.1 1

Agendă A4

O agendă A4 merge de minune într-un rucsac sau într-o servietă. De ce ai alege o astfel de agendă și nu un model ceva mai mic? Pentru că ai mult de scris, ai de făcut scheme, și listele tale de activități trebuie să conțină multe detalii.

Agendă A5

O agendă A5 este suficient de mare pentru a cuprinde toate întâlnirile de afaceri și taskurile zilei, însă suficient de mică pentru a-ți încăpea într-o geantă de umăr.

Agendă tip bloc notes

Spiralat pe laterală sau în partea de sus (dacă ești stângaci, te vei bucura de acest model), o astfel de agendă este utilă mai ales dacă ai un birou ceva mai mic. Spre deosebire de modelele de agende prezentate mai sus, alegând-o pe cea de tip bloc notes vei avea siguranța că vei profita de tot spațiul alb disponibil.

Agendă în format electronic

Dezbaterea între cei care preferă agenda clasică și cei care optează pentru modelul în format electronic încă nu și-a ales un câștigător. Până la o decizie finală, oamenii de știință au ajuns la concluzia că scrisul de mână ne ajută să ne facem ordine în gânduri și ne face mai creativi.

Pe de altă parte, agenda electronică are beneficiile ei. Alegând un astfel de model, lista ta de activități se va sincroniza pe toate dispozitivele tale, vei primi notificări cu câteva minute înainte de momentul începerii realizării unei noi sarcini și îți vei putea planifica și eventual împărți sarcinile cu ceilalți colegi din echipă. Pe de altă parte, va trebui să ai ceva răbdare până găsești aplicația care să ți se potrivească mănușă. Multă lume sare de la o aplicație la alta pentru că nu găsește ceva care să i se potrivească. Această căutare duce la pierdere de timp, de bani și de nervi (o mare parte a aplicațiilor nu îți copiază listele de activități dintr-o altă aplicație).

officedirect@thebreak 7.1 1

Agendă datată sau nedatată?

Te-ai hotărât să îți iei o agendă clasică și încă mai ai dileme? Trebuie să știi că a alege între o agendă datată și una nedatată este doar o chestiune ce ține de timp și de gust. Călătorești mult, atunci probabil că îți va fi utilă o agendă datată care conține informații despre conversiile dintre unitățile de măsură, o hartă cu fusurile orare și o listă cu prefixele internaționale. Ești foarte ocupat și ai o listă lungă de sarcini în fiecare zi? Atunci agenda nedatată este pentru tine. Poți opta pentru un stil minimalist, notându-ți taskurile zilnice, sau o poți personaliza în funcție de necesitățile de fiecare zi și de propria imaginație.

Cum să realizezi singur o agendă personalizată

După ce îți iei o agendă nedatată sau un bloc notes, poți purcede la drum pentru a-ți crea o agendă personalizată. Lasă 12 pagini libere pentru a-ți nota toate proiectele mari la care vei lucra în următorul an. Chiar dacă nu ai ceva în program pentru fiecare lună, organizarea foarte practică a acestei agende îți va permite să revii la paginile selectate pentru a-ți nota noile proiecte. În funcție de cât de ocupat ești, lasă câteva pagini pentru fiecare săptămână – pe acestea va trebui să le numerotezi. Nu uita să lași câteva pagini libere pentru acele taskuri neprevăzute și pentru un scurt cuprins, la sfârșit. Partea cea mai bună atunci când îți personalizezi agenda este că o poți adapta nevoilor tale.

Dacă ești o persoană creativă, dispusă să își asume riscuri, poți încerca două dintre cele mai populare metode de personalizare a agendelor: Bullet Journal și Chronodex.

Nu te lăsa păcălit de denumirea de jurnal. Această agendă este departe de a fi (doar) un jurnal. Inventată de designerul Ryder Carroll, metoda Bullet Journal constă în alocarea unei pagini fiecărei zile a anului. Acum începe magia. Va trebui să îți notezi toate taskurile pe care le ai de făcut într-o zi, fiecăreia acordându-i un bullet.

Flexibilitatea acestui tip de agendă vine din existența simbolurilor stabilite de Carroll: „X” pentru taskurile încheiate, „> =” pentru taskurile mutate într-o altă zi sau săptămână, „< =” pentru taskurile programate într-o altă zi, un cerculeț pentru evenimente (o conferință sau o întâlnire de afaceri intră în această categorie), o liniuță pentru notițe, asterisc pentru a marca faptul că un task este prioritar, semnul exclamării pentru momentele tip „Eureka!” și un mic desen cu un ochi pentru lucrurile care necesită mai multă documentare. Mai jos este un video realizat chiar de inventatorul acestei metode inedite, în care explică pe îndelete fiecare pas.

Chronodex, pe de altă parte, este un mod de organizare a agendei mult mai vizual și ceva mai simplu. Lansat în 2011 de către Patrick Ng, Chronodex-ul constă în desenarea unui cerc, scrierea orelor și blocarea sectoarelor de cerc care corespund unui anumit proiect. Cu variații în dimensiuni și culori, această metodă îți oferă o idee de ansamblu asupra zilei tale.

chronodex 1 1

Nu te lăsa distras de activitățile preferate!

Ai o mulțime de lucruri de făcut într-o zi însă atenția îți este distrasă? Nu ești singurul care se confruntă cu această problemă. Ajungem să fim întrerupți la fiecare trei minute din activitatea noastră și ne ia mai bine de 20 de minute să revenim la proiectul pe care eram concentrați înainte. Cum poate fi soluționată această problemă? O cale ar fi să stabilești alături de colegi câteva perioade de „concentrare maximă” în care să nu fiți deranjați (urgențele au prioritate, desigur).

O altă modalitate de a evita distragerea atunci când ești ocupat este să setezi anumite perioade din zi în care să îți verifici e-mailul. Studiile au arătat că doar 5% din mesajele primite necesită un răspuns rapid. Cu toate acestea, 75% dintre angajați citesc un e-mail în primele șase secunde de la primire.

Iar dacă pentru a evita întreruperile colegilor tot ceea ce trebuie să facem este să discutăm cu ei, pentru a nu ne lăsa în baza notificărilor de pe Facebook ar fi bine să ne concentrăm atenția asupra limitării folosirii acestei rețele. Dacă nu ai de ales și trebuie totuși să folosești Facebook-ul pentru job, alocă-i un timp limitat fie la prânz, fie pe după-amiază. Aplicații ca Freedom (pentru Windows) și Self-Control (pentru Mac) îți permit să blochezi o listă de site-uri (alese de tine) pentru o perioadă de timp flexibilă, de la câteva minute la câteva ore.

Să-ți dedici primele ore ale zilei celor mai dificile proiecte, să iei pauze în mod regulat și să-ți notezi lista de activități într-o agendă, iată doar câteva idei care te vor ajuta să-ți aloci timpul necesar proiectelor care contează cu adevărat pentru tine.

Tu ce metode folosești pentru a-ți organiza eficient timpul?

sursa foto: Pexels /Flickr

 

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

*
*