În prezent, companiile se pot confrunta cu dificultăți serioase când trebuie să calculeze corect salariile și veniturile pentru toți angajații și colaboratorii lor. Piața muncii s-a diversificat foarte mult în ultimul timp, există multe forme de contracte de muncă și este tot mai greu pentru specialiști să țină evidența. De aceea, un soft special pentru contabilitate și resurse umane este de mare ajutor pentru calcularea corectă a salariilor.
Despre softul de salarizare
Avantajele utilizării unui soft de salarizare
Criterii de alegere a unui soft de salarizare
Despre softul de salarizare
Un soft de salarii este foarte util pentru orice companie, indiferent de mărimea ei, mai ales dacă aceasta are mai mulți angajați și colaboratori, cu diferite tipuri de contracte. Un program de salarizare este un ajutor esențial pentru cei care țin contabilitatea primară a firmei, dar și pentru cei care lucrează la departamentul de resurse umane și țin evidența salariilor, primelor, concediilor și orelor suplimentare efectuate de angajați.
Ce este un soft de salarizare
Un soft de salarizare este un program care poate calcula foarte simplu și rapid salariul care i se cuvine fiecărui angajat în parte, dar și taxele și impozitele pe care compania trebuie să le plătească la stat. Practic, este un calculator de venituri și cheltuieli, care poate ușura foarte mult activitatea de contabilitate în orice companie.
Care sunt principalele funcții ale unui soft de salarizare
Un program special de calcul al veniturilor îl ajută pe angajator să țină evidența orelor suplimentare lucrate de salariații săi, a concediilor medicale și de odihnă sau a celor fără plată. În plus, arată foarte clar care este salariul brut și cel net și sumele care reprezintă plata obligatorie a contribuțiilor către stat pentru fiecare angajat în parte (nivelul CAS, CASS, impozitul pe venit etc).
Totodată, un soft de acest fel permite managementul corect al performanței, prin evidența orelor suplimentare și a primelor acordate și ține cont de tipul de contract folosit pentru fiecare colaborator – indiferent dacă este PFA sau angajat cu contract de drepturi de autor sau prin convenție civilă.
Fiecare formă de angajare presupune un calcul diferit și raportarea la reguli specifice, de aceea există și riscul să apară greșeli sau confuzii. Odată cu utilizarea unui program de salarizare, acest risc dispare pentru că fiecare calcul se face automat.
Programul de calcul se va dovedi cu atât mai util în perioada imediat următoare, deoarece de la 1 ianuarie 2018 se va schimba legislația muncii, iar contribuțiile sociale (CAS și CASS) care în trecut erau plătite și de angajat și de angajator vor trece acum în totalitate în sarcina salariatului.
Prin urmare, contabilii vor schimba modul de calcul pentru fiecare angajat în parte la final de lună, astfel încât un soft care îi ajută să realizeze rapid și simplu toate aceste proceduri este cu siguranță binevenit.
Totodată, cum această decizie de modificare a legii este destul de controversată, este foarte posibil ca în scurt timp să mai apară diferite completări și modificări, iar firmele trebuie să fie mereu la curent cu toate schimbări din legislație și să aibă grijă ca toate calculele pentru angajații și colaboratorii lor să fie corect făcute.
Un soft de salarizare are următoarele funcții:
- Arată modul de calcul al salariului, inclusiv trecerea de la brut la net sau invers, ținând cont și de eventuale rețineri din salariu, rate, prime, concedii plătite sau neplătite;
- Actualizează automat salariul în funcție de modificarea cursului valutar;
- Actualizează grila de vechime pentru fiecare salariat;
- Ține cont de actualizarea salariului minim și mediu pe economie și de deducerile personale;
- Poate gestiona mai multe tipuri de contracte (contract de muncă, PFA, drepturi de autor, convenție civilă etc).
Ce companii au nevoie în mod deosebit de un soft de salarizare
Un soft de salarizare este util pentru orice tip de companie, dar devine esențial pentru firmele mai mari, cu număr mare de angajați și colaboratori. Multe companii care se bazează foarte mult pe contractele de drepturi de autor sau PFA, cum sunt firmele de software sau trusturile mass-media, vor beneficia cu siguranță de acest tip de program, scriu specialiștii de la Tech Target. Prin urmare, într-o companie unde angajații nu au numai contract individual de muncă, ci diferite tipuri de contracte, poate deveni dificilă o evidență corectă și la zi. Folosirea unui program de acest fel nu presupune renunțarea la departamentul de contabilitate al companiei, ci oferă acestor specialiști un instrument sigur și foarte util de prelucrare a datelor.
Avantajele utilizării unui soft de salarizare
Un program de salarizare are numeroase avantaje pentru contabili și pentru departamentul de resurse umane din orice companie. Iată care sunt acestea:
- ține evidența corectă a informațiilor despre salariile și sporurile salariale ale angajaților;
- ține evidența despre activitatea remunerată a angajaților;
- prelucrează automat taxele și impozitele pentru fiecare angajat;
- oferă acces rapid la istoricul de date privind salarizarea angajaților;
- poate crea rapoarte utile privind salarizarea angajaților;
- oferă rapoarte despre impactul taxelor și impozitelor asupra performanțelor companiei;
- gestionează corect salariile și astfel evită aplicarea de amenzi pentru greșeli în rapoarte;
- permite actualizarea permanentă, în funcție de schimbarea legislației;
- poate fi folosit și de către un personal mai puțin instruit în domeniu;
- permite o integrare mai rapidă a noilor angajați ai departamentului de contabilitate sau resurse umane în procesul de gestiune a salarizării angajaților;
- stabilește diferite niveluri de acces la informațiile privind salarizarea, menținând astfel confidențialitatea;
- poate centraliza gestiunea salariilor pentru mai multe puncte de lucru ale unui business;
- trasează sarcinile (acțiunile) ce vor fi realizate de personalul care se ocupă de salarizarea angajaților;
- oferă o evidență corectă a informațiilor despre salariile și sporurile salariale ale angajaților.
Evidența simplă și ușoară a informațiilor despre activitatea remunerată a angajaților
Cu ajutorul unui soft de salarizare se poate ține foarte ușor evidența orelor suplimentare lucrate de fiecare angajat, pot fi introduse concediile, pontajul, actele adiționale sau pot fi modificate datele personale ale angajaților și colaboratorilor.
Prelucrarea automată a taxelor și impozitelor pentru fiecare angajat
Un program de contabilitate primară de acest fel poate calcula automat sumele care reprezintă impozitul pe venit și taxele datorate la stat pentru fiecare angajat în parte. În acest fel se stabilește imediat salariul brut calculat de la net sau invers, precum și impozitul și sumele ce reprezintă asigurările de sănătate obligatorii sau contribuția la fondul de pensii.
Totodată, softul calculează automat, pentru fiecare angajat în parte, avansul, lichidarea și plata pentru concediile medicale sau primele pe care le primește un angajat.
Posibilitatea de creare a rapoartelor utile privind salarizarea angajaților
Softul este un generator de rapoarte pentru definirea statului de plată și a centralizatoarelor. Totodată, poate genera un fluturaș de salariu, care poate fi ales din mai multe formate predefinite. Programul poate configura și exporturi în Excel și un template de documente de personal, cum sunt contractele de muncă, actele adiționale, deciziile, adeverințele pentru salariați.
Posibilitatea de creare a rapoartelor utile privind impactul taxelor și impozitelor asupra performanțelor companiei
Programul de salarizare asigură rapoarte la nivel de angajat, dar și rapoarte centralizatoare, printr-un generator de rapoarte. De asemenea, asigură raportări standard către autoritățile statului, prin documente precum declarația 112, adeverința de la medic, anexa de șomaj, nota de lichidare sau fișele fiscale.
Realizarea unor acțiuni complexe privind salarizarea angajaților cu ajutorul unui personal mai puțin instruit
Interfața cu utilizatorul în cazul acestui program este foarte prietenoasă, astfel încât softul de salarizare poate fi folosit și de către persoane mai puțin instruite în domeniu. În plus, la nevoie, contabilul poate cere asistență din partea echipei care a conceput softul. Programul se adaptează în funcție de nevoile fiecărei companii și poate fi folosit de un număr redus de operatori, nu este nevoie de un întreg departament.
Criterii de alegere a unui soft de salarizare
O companie care vrea să folosească un program de gestiune a salariilor trebuie să țină cont de câteva criterii, pentru a face alegerea cea mai potrivită.
Îndeplinirea funcțiilor necesare pentru gestiunea salariilor
Desigur, primul criteriu pe care trebuie să-l îndeplinească un soft de salarizare este să poată asigura toate funcțiile necesare pentru gestiunea salariilor. Acestea includ: calcularea corectă a salariului brut și net, a concediilor plătite, primelor, sumelor care trebuie virate la bugetul de stat, realizarea de rapoarte, furnizarea de documente necesare angajaților (adeverințe, fluturaș de salariu, fișă fiscală etc.).
Siguranța și confidențialitatea datelor utilizate de un soft de salarizare
Printr-un sistem de acest fel se poate stabili nivelul de confidențialitate al informațiilor utilizate. Va fi permis accesul la aceste date numai pentru persoanele autorizate din companie, nimeni altcineva nu le va putea obține, ele fiind securizate.
Capacitatea de actualizare automată a softului de salarizare
Softul trebuie să fie în concordanță cu legislația în vigoare și să poată fi actualizat automat, atunci când apar modificări ale legilor. De exemplu, trebuie să poată fi introduse foarte simplu în sistem eventuale modificări ale salariului minim sau mediu pe economie sau schimbarea procentului sau a metodei de calcul pentru impozitul pe venit.
Posibilitatea de personalizare a softului de salarizare
Programul poate fi personalizat în funcție de specificul fiecărei companii în parte. Astfel, se va dovedi foarte util și pentru o firmă care are mulți angajați cu contract individual de muncă, dar și pentru o companie care se bazează pe colaboratori care au contract de drepturi de autor sau sunt plătiți pe proiect, ca PFA sau prin convenție civilă.
Mentenanța softului de salarizare
Programul de salarizare ales de companie trebuie să aibă asigurată mentenanța din partea firmei care l-a conceput. Totodată, trebuie luată în calcul și mentenanța legislativă, adică programul trebuie să fie conform legislației în vigoare și să se poată actualiza, pentru a oferi suportul necesar privind noutățile legislative și interpretarea lor.
Prin urmare, o companie care folosește un soft de salarizare are numeroase avantaje în fața unei firme care se bazează numai pe munca departamentelor de contabilitate și resurse umane și pe documente de tip Excel. Un program de acest fel asigură eficientizarea muncii în companie, calculul corect și la timp al veniturilor și cheltuielilor companiei și elimină posibilele greșeli de calcul. Totodată, softul este rapid și simplu de folosit chiar și de către o persoană fără pregătire de specialitate.
Sursa foto: Pixabay