Conform Codului fiscal, semnatura electronică (sau digitală) reprezintă date în formă electronică, care sunt atașate sau logic asociate cu alte date în formă electronică și care servesc ca metodă de identificare.
Cu alte cuvinte: semnătura electronică oferă cititorului confirmarea fermă a faptului că mesajul sau documentul digital este creat de persoana care l-a semnat, iar conținutul mesajului sau documentului digital nu a fost modificat de la data emiterii acestuia.
Acoperire legală
Cine poate semna electronic
Cum obții semnătura electronică
Tipuri de documente vizate
Rolul introducerii semnăturii electronice
Siguranța semnăturii electronice
Unde și când se folosește semnătura electronică
Avantaje
Acoperire legală
Semnătura electronică este reglementată prin lege de mai bine de 10 ani.
Așadar, conform Legii semnăturii electronice, orice persoană, fizică sau juridică, aflată pe teritoriul României, poate obține un certificat de utilizare a semnăturii electronice. Conform aceleiași legi, semnătura este valabilă în toate statele UE, indiferent de țara unde își are sediul furnizorul care a emis certificatul de utilizare a semnăturii electronice.
Documentele semnate electronic au aceeași valoare legală ca documentele pe hârtie, ștampilate și semnate de mână. Ba mai mult, semnătura electronică este mult mai greu de falsificat decât ștampila și semnătura de mână, având în vedere că este validată de un certificat digital.
Mai multe informații despre identificarea electronică și siguranța semnăturii digitale se găsesc în Legea 455/2001 și în Regulamentul 910/2014 al Parlamentului European.
Cine poate semna electronic
Conform legii, semnătura electronică se acordă oricărei persoane (fizice sau juridice) care, în baza unui contract încheiat cu un furnizor de servicii de certificare digitală, deține o pereche funcțională cheie publică / cheie privată și are o identitate probată printr-un certificat digital emis de acel furnizor.
- Cheia privată – reprezintă un cod digital unic, generat de un dispozitiv specializat
- Cheia publică – este tot un cod digital, perechea cheii private, necesară verificării semnăturii electronice
Mai exact:
- Oricărui doritor care solicită să devină beneficiarul serviciilor electronice i se acordă, printr-un algoritm aleatoriu, o astfel de pereche de coduri unice, necesare pentru crearea și verificarea semnăturii electronice.
- Ulterior, asupra documentului care se dorește a fi semnat electronic se aplică o funcție has-code, pentru a se obține amprenta documentului.
- Peste amprenta documentului se aplică codul unic denumit cheie-privată și astfel se obține semnătura electronică, verificată apoi cu ajutorul cheii publice
Cum obții semnătura electronică
Crearea semnăturii electronice necesită: un certificat digital calificat pentru semnătură electronică, un dispozitiv calificat de creare a semnăturilor electronice și o aplicație software de semnare.
Cei care doresc să obțină un certificat digital, trebuie să urmeze câțiva pași destul de simpli:
Pasul 1: Accesarea site-ului emitere.certsign.ro
Pasul 2: Alegerea tipului de certificat
Pasul 3: Selectarea valabilității dorite
Pasul 4: Completarea formularului de înregistrare
Pasul 5: Descărcarea documentelor generate
Pasul 6: Accesarea e-mail-ului și urmarirea instrucțiunilor de identificare
La finalul acestui proces, solicitantul va primi certificatul digital la adresa poștală indicată. Livrarea se face gratuit pe teritoriul României.
Tipuri de documente vizate
Certificatul digital permite semnarea oricărui tip de document electronic: de la contracte, facturi și declarații fiscale, până la raportări, bilanțuri contabile și chiar fotografii digitale.
Singura condiție este ca documentul să fie în format electronic, redactat prin programe software specifice. Câteva exemple sunt:
- Microsoft Word sau Adobe Acrobat, pentru contracte, documente, notificări, rețete medicale etc.
- Microsoft Excel pentru rapoarte financiare, ștate de plată a salariilor, note de comandă
- Programe expert de gestiune a documentelor, folosite pentru documente ale administrației publice sau locale, documente care urmează să fie arhivate electronic etc.
Rolul introducerii semnăturii electronice
Multe companii mari și medii aleg să folosească semnătura electronică deoarece lucrul cu documente în format digital este mai ieftin, mai rapid și mai eficient. Motivul: au realizat că o mare parte a întârzierilor în procesul decizional sunt cauzate de aprobarea cererilor interne, a notelor de intrare etc.
În plus, toate aceste „hârtii” sunt și purtătoare de costuri. Așadar, cu semnătura electronică, timpul pierdut se reduce cu 99%, iar costurile cu 40%.
Siguranța semnăturii electronice
Deși muți se gândesc că poate utilizarea documentelor digitale ar putea prezenta riscuri mai mari decât cele pe hârtie, de fapt lucrurile stau exact invers. Semnătura electronică este mai sigură decât cea de mână.
De ce?
Nu poate fi falsificată datorită celor 2 elemente de securitate pe care le utilizează: token-ul și codul PIN.
Unde și când se folosește semnătura electronică
Semnătura digitală se folosește cel mai des în relațiile cu instituții ale statului, precum:
- Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF)
- Casa Națională de Asigurări de Sănătate (CNAS)
- Inspectoratul Teritoriului de Muncă (ITM)
- Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONFC)
- Monitorul Oficial
- Comisia Națională a Valorilor Mobiliare (CNVM)
- Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP)
Cu toate acestea, semnătura electronică este totodată un instrument de lucru care aduce beneficii mari și în cadrul activității zilnice, putând fi folosită cu succes în relația cu:
- Partenerii de afaceri – pentru transmiterea electronică a contractelor sau a altor docuemnte cu valoare legală
- Departamentele companiei – pentru transmiterea documentelor cu valoare legală sau implementarea fluxurilor de documente
Avantaje
Pe lângă siguranța legală pe care o oferă, semnătura electronică mai are o serie de avantaje față de documentele semnate de mână:
- Eficientizarea procesului de business pentru companii și partenerii acestora, prin: comunicarea rapidă, de oriunde și oricând, în mod legal și în deplină siguranță și eliminarea consumului ineficient de timp și resurse umane.
- Reducerea costurilor prin eliminarea totală a cheltuielilor legate de manipularea documentelor pe hârtie (imprimare, trimitere, procesare).
- Destinatarul are convingerea că documentul a ajuns la destinație în stare nealterată deoarece orice modificare, cât de mică, a documentului semnat digital, duce automat la anularea semnăturii.
- Acoperirea în caz de litigiu – conform legislației în vigoare, semnătura electronică are valoare legală. Prin urmare, dacă organizația respectivă ajunge în instanță și autenticitatea documentelor este contestată, validitatea semnăturii electronice utilizate este ușor de demonstrat și nu poate fi contestată
- În plus, orice domeniu de activitate are nevoie de facilitarea transmisiei electronice a informațiilor, indiferent de natura acestora.
- Asumarea totală a semnăturii – un document semnat electronic se supune clauzei juridice de nonrepudiere, adică semnatarul nu poate susține că nu a semnat acel document.
- Nerepudiere, integritate și confidențialitate – datele organizației vor ajunge acolo unde trebuie, existând garanția că nu au fost vizualizate sau alterate de persoane neautorizate.
Practic, orice domeniu de activitate are nevoie de facilitarea transmisiei electronice a informațiilor, indiferent de natura acestora, iar prin aplicarea semnăturii electronice pe documentele care impun autentificarea prin semnătură și sigiliu (celebrul SS de pe documentele tipizate), se realizează trecerea la noua eră informațională.
Sursa foto: shutterstock.com
