Fie că e vorba de companii din retail sau din producție, din ce în ce mai multe afaceri au nevoie să deschidă un depozit. Cu ajutorul unui depozit bine pus la punct, firmele își pot stoca și accesa mărfurile și materialele în condiții de siguranță. Cu cât este mai mare un depozit, cu atât devine mai importantă organizarea și administrarea corectă a acestuia. Fără un sistem bine pus la punct, haosul și lipsa de productivitate se pot instala rapid.
Pe de altă parte, atunci când iei măsuri prin care simplifici administrarea unui depozit, vei beneficia de: un stoc mai bine organizat, angajați care lucrează mai eficient, un control mai bun asupra inventarului și o siguranță mai mare.
- Înlesnește comunicarea
Cu cât depozitul are o suprafață mai mare, cu atât comunicarea poate deveni mai îngreunată. Situația în care ai de transmis un mesaj unui angajat și durează câteva minute să îl găsești nu pare gravă la o primă vedere. Însă nu e vorba de un mesaj și nu e vorba doar de tine, ci de toate interacțiunile între angajați. Sincronicitatea comunicării a devenit o cerință esențială pentru orice companie care urmărește eficientizarea proceselor. Ai nevoie de tehnologii care să asigure comunica în timp real, cum ar fi aparatele walkie talkie sau telefoanele mobile de serviciu.
- Optimizează spațiul disponibil
Pe măsură ce afacerea se dezvoltă, vei avea nevoie de mai mult spațiu. Instinctul inițial va fi să te întinzi pe mai mulți metri pătrați, însă aceasta nu e o măsură tocmai eficientă. Încearcă să maximizezi utilizarea spațiului, optând să dezvolți depozitul pe verticală. Adaugă unități de stocare mai înalte și echipament de specialitate, care îți permite să accesezi cu ușurință marfa depozitată astfel. De asemenea, asigură-te că există suficient spațiu pentru mișcarea în siguranță a stivuitoarelor, conform Contalog.
- Asigura securitatea
Incidentele de securitate pot avea un impact deosebit de negativ asupra funcționării unui depozit. De la pierderi financiare importante, la întârzierea semnificativă a activității din depozit, problemele de securitate pot afecta rezultatele trimestriale sau chiar anuale ale companiei.
Ca măsuri de protecție, este importantă asigurarea pazei în mod profesionist, cu camere de luat vederi și măsuri de intervenție clare în cazul în care apare o problemă. Toate intrările în depozit trebuie securizate, iar bunurile de mare valoare ar trebui păstrate într-un seif. De asemenea, accesul persoanelor neautorizate trebuie restricționat.
- Folosește tehnologii dedicate depozitelor
Un sistem de management al depozitelor sau, pe scurt, un WMS (eng., warehouse management system), are rolul de a eficientiza activitatea din depozit. Mai concret, un program de gestiune a depozitului va integra funcții diverse, precum monitorizarea stocului, rapoarte și analize detaliate, facilitarea comunicării, reducerea manipulării mărfii și multe altele.
- Întreține aparatele și echipamentele
În timp, lucrurile din depozit se vor defecta, fie că e vorba de stivuitoare sau de rafturile pe care e așezată marfa. Cu cât te ocupi mai repede de reparații, cu atât vei evita mai multe accidente, dar și deteriorarea avansată a aparatelor. E bine ca periodic să evaluezi starea de funcționare a aparatelor. Atunci când identifici probleme, trebuie ca cineva să fie dispus să se ocupe rapid de rezolvarea lor – fie că e vorba de un angajat, fie că ai o colaborare cu o firmă externă.
- Folosește estimări și previziuni
În cele mai multe cazuri, există tendințe sezoniere: luni sau săptămâni din an în care depozitul este mai aglomerat, iar volumul de muncă crește simțitor. E important să te pregătești din timp pentru aceste schimbări, atât în ceea ce privește personalul, cât și cererea de inventar sau spațiul din depozit. Identifică factorii care conduc la astfel de fluctuații și vei putea estima cerințele viitoare, în raport cu resursele necesare pentru gestiunea corectă a unui depozit.
Sursă foto: Shutterstock
