Prezentările în Power Point sunt de ani de zile printre cele mai folosite metode de comunicare în interiorul companiilor, dar și între companii și clienți. Să cunoști programul Power Point a devenit aproape similar cu abilitățile de folosire a calculatorului și internetului. Cu toate acestea, nu este foarte simplu să faci o prezentare reușită în PowerPoint. Trebuie să ții cont de câteva aspecte, dacă vrei să te remarci printr-o prezentare impecabilă.
Rolul unei prezentări PowerPoint
Audiența
Subiectul
Slide-urile
Textul
Imaginile
Atitudinea
Alte sfaturi utile
Rolul unei prezentări PowerPoint
Nu uita că prezentarea pe care o faci în acest program de la Microsoft Office nu este un scop în sine, ci doar un suport vizual care să te ajute să captezi atenția publicului țintă. Mai exact, ea este doar o completare vizuală a proiectului tău. De aceea, trebuie să ții cont în special de două aspecte esențiale: audiența și subiectul.
Audiența
Înainte de a realiza o prezentare în PowerPoint trebuie să-ți cunoști foarte bine audiența, publicul căruia te vei adresa. Doar în acest fel vei putea alege cele mai interesante argumente, prin care vei putea capta atenția celor care te urmăresc și le vei putea oferi informațiile pe care le așteaptă de la tine. Prin urmare, mesajul și, evident, prezentarea, trebuie să se adapteze la audiență.
Subiectul
Desigur, subiectul este esențial pentru conceperea unei prezentări. Trebuie să ai un mesaj clar, să știi exact ce și cum vrei să transmiți prin această prezentare și să pui pasiune în tot ceea ce faci. Publicul va observa cu siguranță dacă te interesează cu adevărat subiectul despre care vorbești. Nimic nu este mai plictisitor ca o prezentare PowerPoint lungă și anostă, unde până și cel care o susține pare neinteresat sau nesigur de ceea ce spune.
Ca să sintetizăm sfaturile experților în prezentări PowerPoint, o prezentare ideală combină un design ingenios cu un mesaj memorabil și oferă sfaturi practice pentru atingerea unui anumit scop. Desigur, e greu să realizezi una care să îmbine perfect toate aceste criterii. Cei la de HubSpot au câteva sfaturi pentru tine, care te vor ajuta să concepi mai ușor o prezentare de impact:
- Mai mult prin mai puțin: mesajul transmis trebuie să fie clar, subiectul este ceea ce contează, nu slide-urile, care trebuie să fie simple și la obiect.
- Textul să fie minimum necesar: folosește neapărat elemente vizuale și cât mai puțin text, pentru că doar în acest fel mesajul va fi mai ușor de reținut și mai interesant pentru publicul tău.
- Alege cu atenție ilustrarea: elementele cu care vei ilustra prezentarea nu trebuie să fie banale sau alese la întâmplare, ci gândite în cadrul unei strategii bine puse la punct. În alegerea elementelor vizuale trebuie să ții cont de următoarele aspecte: ce template alegi, ce fel de grafice vei folosi, culorile și fonturile care se vor regăsi în prezentare și calitatea optimă a fotografiilor pe care le vei utiliza.
- Folosește multimedia: poți folosi și clipuri video, filmulețe cu care să-ți completezi prezentarea. Un video corect ales va completa perfect elementele vizuale, și ar ideal fi să folosești și muzică pe fundalul acestui clip. Conform studiilor, 43% dintre oameni preferă să vadă și conținut video în prezentări, pentru că în acest fel pot înțelege mai bine mesajul transmis prin text și fotografii.
Poți găsi în tutorialul video de mai jos și alte sfaturi foarte utile și ușor de urmat, care te vor ajuta să creezi o prezentare de impact în PowerPoint.
Slide-urile
Paginile (sau slide-urile prezentării) trebuie să fie atent gândite. Experții recomandă să ai o prezentare ordonată, dar care să nu țină cont de reguli clare de structură, pentru că altfel riscă să devină plictisitoare. Spre exemplu, textul nu trebuie să fie neapărat centrat, însă obiectele introduse în pagini pot fi aranjate într-o manieră atractivă, prin butonul Arrange.
Textul
Cum spuneam și mai sus, textul trebuie să fie cât mai restrâns și să transmită esențialul, să nu plictisească. Poți înlocui chiar frazele cu niște cuvinte cheie, mai de impact și ușor de reținut. De asemenea, nu e bine să faci abuz de bullets, liniuțe sau alte elemente de acest fel. Textul ar trebui să fie de dimensiunea 32 cel puțin, ca să fie ușor de văzut de către oricine din public. Desigur, e de la sine înțeles că susținerea prezentării nu trebuie să însemne doar citirea textului de pe slide-uri, ci să fie un discurs liber, care doar să fie completat și susținut de PowerPoint.
Imaginile
Fotografiile alese trebuie să completeze mesajul pe care vrei să-l transmiți, dar să fie și relevante, ușor de reținut, poate chiar să emoționeze. Nu uita că o imagine face cât o mie de cuvinte, așa că poți folosi cât mai multe, câte una pentru fiecare idee din prezentare. Când spunem imagini nu ne referim însă doar la fotografii, ci și la hărți, grafice, animații și diagrame. Acestea nu trebuie să lipsească dintr-o prezentare de impact în PowerPoint!
Atitudinea
Prezentarea verbală pe care o vei face este la fel de importantă ca structura din PowerPoint. Trebuie să știi cum să captezi atenția audienței tale, să prezinți mesajul cu încredere, să te uiți în ochii celor care te ascultă și să gesticulezi așa cum trebuie – nici prea mult, nici prea puțin.
Nu uita că și tonul vocii tale contează foarte mult, ea trebuie să aibă anumite inflexiuni prin care poți accentua unele idei, dar ai grijă să sune natural. Mare grijă și la ritmul vorbirii, nu trebuie nici să plictisești publicul, nici să vorbești prea repede ca să nu te poată urmări.
Alte sfaturi utile
Dincolo de toate aceste sfaturi de la experți, ține cont că prezentarea ta trebuie să fie originală și cât mai umanizată. Nu încerca să imiți o rețetă de succes folosită de altcineva, ci îndrăznește să inovezi, să cauți soluții noi de fiecare dată. Pregătește din timp prezentarea, iar graficele pe care vrei să le folosești le poți face în Excel, după care le vei importa în PowerPoint.
Foto: Shutterstock
